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大規模修繕工事で修繕委員会を設立するための具体的な手順

修繕委員会

大規模修繕工事は分譲マンションを維持していく上で最も重要な工事の一つです。

工事金額の精査や仕様の確定など、負担の大きい内容も数多く存在しており、理事会だけで対応するのは負担が大きいといえます。

そこで活用したいのが修繕委員会の設立とその検討です。

修繕委員会を含めた専門委員会は理事会の下部組織として位置付けられ、専門的に必要な項目を検討するためだけに組織することになります。

また、決議権利のない諮問機関であるため、最終的な決断は理事会が行うことになります。

つまり、検討材料を提案し、決断を補助してくれる、大変ありがたい内部協力者という事なのです。

一方でメリットだけでなく、デメリットもあるため、そこについてもしっかりとお伝えしてします。

これらも含め、今回は大規模修繕工事を検討するための修繕委員会の設立についてご説明致します。

専門委員会の流れと役割

専門委員会は特定の検討項目のために組織される委員会であるため、必要のない場合はそもそも存在しません。

前述した通り、理事会のみでの検討が困難な案件が発生した際、その案件のみを検討するために存在し理事会の判断を補助する役割を持つのが専門委員会です。

大規模修繕に限らず、管理会社の変更、機械式駐車場の修繕など、必要であれば設立すればよいのです。

設立の流れとしては

  1. 理事会が専門委員会の組織化を決定し、
  2. この専門委員会の意見を受け、
  3. 理事会が決議を判断する。

となります

専門委員会の役割について

専門委員会は基本的には理事会が決議するための判断材料を集めてくれる存在であり、それ以上の権限はないものと認識して頂く必要があります。

何故かというと、専門委員会を発足させた場合、専門的な知識量が多く、組合運営に意識の高い人物が集まる可能性が高いです。

このため、場合によっては組合運営に過分に干渉してしまうケースも発生する事があるのです。

最終判断は理事会がする

最終的な判断をするのは理事会です。そのため、上記のような認識を持っていないと、極端な話修繕委員会に管理組合の活動方針を牛耳られてしまうことになります。

そうなると理事会としての運営構図が破綻してしまうため、まずは専門委員会の立ち位置について、きちんと理解をし、何か良からぬ動きに進んでしまいそうな時にはきちんとコントロールすることが重要であるということを認識して頂く必要があります。

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修繕委員会の周知と公募

上記を理事会として認識したところで、今回は大規模修繕工事を検討テーマとして、これを検討するための修繕委員会の立ち上げに話を移したいと思います。

まずは、この修繕委員会という組織を立ち上げる理由や経緯の周知を行い、その上でメンバーを公募することが一般的です。

修繕委員を公募する上でのポイント

修繕委員会と言っても、管理組合運営に接点のない人に急に理解してもらうことは難しいと思います。

そこで理事会議事録で、この専門委員会が必要となった理由や経緯を記載し周知することが必要です。

大規模修繕工事の場合は、例えば

  • 検討にあたって、理事会以外の第三者的見地からの見解が必要と判断したため
  • 理事会以外の組合員の意見を吸い上げ検討する方針としたいため
  • 建築関係の専門的な検討が必要と判断したため

等があがれば、異論は出ないはずです。

周知するの際に必ず伝えておくべきこと

事前に周知すべき重要なこととして、この修繕委員会は該当する検討項目が終了した段階で活動終了、すなわち解散となることです。

修繕委員会は飽くまで管理組合の下部組織であり、諮問機関であり、専門的な検討のみを扱います。

このため、その案件が解決した時点で責務は全うされるのです。

再記載になりますが、複数の関係者が管理組合運営、つまり理事会に介入することとなるため、リスクとして必要以上の干渉という点が挙げられます。

そこで周知・公募の段階で

「修繕委員会はその検討項目のみを検討し、案件が解決次第解散すること」

という旨は明確に伝えておく必要があります。

組合運営には良好な人間関係も欠かせません。

お互いが嫌な気持ちを抱くことのないよう、立ち位置は明瞭にした上で活動を進めていくのが望ましいです。

修繕委員会にあると良い2つの視点

修繕委員には二つの視点があるとより良い検討ができます。

それは「専門家としての視点」と「客観的な視点」であす。

理事会は限られた人数で検討するため、どうしても検討が閉鎖的になりがちです。

修繕委員会はこれを打開することも期待される。そこで、応募者にも、どちらの見地から出席することになるのかを改めて把握できると有益と言えるのではないでしょうか?

そのため、応募用紙には「建築業界の職務経験の有無」を記載しておきましょう。

そして、理事会議事録に経緯や理由を記載した後、この議事録に「修繕委員会募集のお知らせ」と言った応募用紙を添付しましょう。

経緯を把握した上で組合員に応募への意欲を固めて欲しいからです。

これらを踏まえて応募を行えば、理事会として出来るスタートは盤石と言えます。もちろん、理事の方が修繕委員を兼任しても問題はりません。

修繕委員会設立に向けて

この公募の結果、複数名の応募者がいた場合、無事修繕委員会を設立を進めることができます。

まずは応募者に対し、次回理事会の出席を要請しましょう。ここでまずは顔合わせです。

理事会より応募者に対し、改めて修繕委員会としての役割や立ち位置を伝えます。

その次は、役割や窓口を割り当てましょう。形だけでも代表者として修繕委員長や修繕副委員長は固め、理事会との窓口役を設けることで連携はスムーズとなります。

最後に、次回理事会までのゴール地点を確認しておきます。理事会で修繕委員会の開催頻度までも決める必要はありません。

そのため次回理事会までの期間を締め切りとして設け、ここまでに成果物の提出を依頼する。前述の通り、判断や決議は理事会が決めるため、修繕委員会にはあくまで調査結果とこの見解のみを依頼するのです。

これらを伝えれば、お互い齟齬なく活動を進めることができると思います。

スケジュール案

参考までに1年間の活動期間があると仮定し理事会と修繕委員会のスケジュール事例を記載します。

これは参考ですので、もちろんこの通りに進めて頂く必要はありませんが、参考にしてみて下さい。

第1回理事会理事会での顔合わせ
第2回理事会管理会社からの見積取得
第3回理事会相見積もりの取得
第4回理事会施工会社のプレゼン
第5回理事会施工会社の確定
第6回理事会工事金額の最終確定
第7回理事会総会の準備
臨時総会大規模修繕工事の承認決議

理事と修繕委員は密な連携を

あとは両者が円滑なコミュニケーションを行いながら進めることで、大規模修繕工事の実施承認というゴールに辿り着くことが出来るはず。

但し、修繕委員会に任せるとはいえ、理事会と修繕委員会はしっかりと連携を取っておく必要があります。

任せきりでは委員会としての役割や責務を見失ってしまう可能性もありますし、最悪の場合委員内で方向性がばらつき、休止や解散という事態となってしまうこともあります。それでは元も子もありません。理事会の下部組織であるのであれば、修繕委員と理事はしっかりと連携をとるようにしましょう。

応募者がいなかった場合

小規模なマンションの場合、修繕委員を募集しても集まらない、というケースもあります。実際に修繕委員を募集したが応募者がいなかったという声を頂くこともあります。

もちろん、修繕委員がいたほうが理事会にとって心強いと言えますが、全ての管理組合が修繕委員を設立しているわけではありません。

その場合は、理事会で検討を進めていきましょう。

最後に

大規模修繕工事はマンションの規模が大きくなればなるほど、検討が困難なケースが多いです。そこで修繕委員会という頼もしい右腕がいれば、大変心強く、また、管理組合としての一体感もより強くなることでしょう。

いくつかの注意点はあるものの、マンションをよりよくしたいという気持ちは皆が持っているものです。この気持ちを大切に活動を進めてください。

大規模修繕を検討している理事・修繕委員の方へ