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修繕委員長として、大規模修繕実施までに行った事や修繕委員会の必要性について

マンション管理組合の総会で大規模修繕工事をすることが決まると、理事長はじめ理事たちは忙しくなります。工事の予算を見積り、工事を実施する会社の候補を募り、候補の工事会社から、一社を選定し、組合の総会で承認を得て、大規模修繕工事が実施されるように手はずを整えなければならないからです。

そこで、理事会の諮問(しもん)機関として、修繕委員会が設けられることが一般的です。

私がマンション管理組合の理事長に選任された年にも、第一回の大規模修繕工事の実施が決まり、ごく当たり前のように、自然な流れで、修繕委員会の委員長も兼任しました。

そこで、第一回の大規模修繕工事の実施が管理組合の総会で決まってから、修繕委員会の発足から大規模修繕実施までに行った事、そしてお伝えしたい事をご紹介します。

修繕委員会を設ける理由

なぜ、理事会とは別にわざわざ修繕委員会が必要なのでしょうか?そもそも修繕委員会とは何でしょうか?

修繕委員会は、マンション管理組合で定められた修繕委員会運営規則に従って設立・運営されます。この修繕委員会運営規則は、どこのマンション管理組合でも同じような規則を用いることが多く、標準的なひな形があります。

私のマンション管理組合でも、大規模修繕工事をすることが決まったその総会で、管理会社が提案してきた修繕委員会運営規則をほとんどそのまま採用しました。

この規則では、修繕委員会の目的を大規模修繕工事に関する事項について調査・協議して、大規模修繕工事が円滑に実施できるように理事会を補佐し助言することであると、明らかにしています。

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誰が修繕委員になる

修繕委員会は、理事会を補佐する、助言する機関だから、理事会の諮問機関となります。

理事会だけでも、大規模修繕工事を実施できるけれど、修繕委員会の助言があるほうが、よりスムーズに進むと期待されるので、修繕委員会は設立されるのです。

そうなると、修繕委員会の委員は、理事よりも大規模修繕工事の知見に富むとか、建設会社の知り合いがいるような組合員の人が相応しいと思われます。

しかし、そのような委員でなくても、理事の数人だけで大規模修繕工事を進めてしまうのは、管理組合の総会決議で賛成の決議を得られにくいとも予想されるので、関心のある組合員なら誰でも委員になれると資格要件を定めることには一理あります。

修繕委員会の立ち上げと開催

修繕委員が決まれば、次は、第一回の委員会の開催です。

管理組合の総会や理事会の開催告知は、法律やマンション管理規約に従って、マンション管理組合の掲示板に開催案内を掲示し、重ねて、書面での開催通知を全ての組合員や理事全員に個別に送付しています。

修繕委員会には、そのような従うべき法律がなく、ひな形の修繕委員会運営規則にも、開催頻度や開催を通知する方法は決められていません。これは、必要ならばいつでもどこでも、機動的に修繕委員会を開けるようにする趣旨です。

第一回の委員会の開催通知は、ラインで開催予定日の1週間前に、委員全員にグループメッセージしました。ラインの優れた点は、既読で何人に通知が読まれたかがわかるのと、出欠の連絡や日程の調整が時間をかけずにすぐできることです。

場所も、マンションの近くにある、予約のいらない全国チェーン展開しているカフェでの開催となりました。

修繕委員会の活動頻度

第二回委員会の日時は、第一回委員会の最後に話し合い、2週間後の土曜日の昼過ぎと決まりました。

それ以降も、2週間から3週間に1度は委員会が開かれました。委員会は、だいたい1時間から2時間程度でした。

修繕委員会の活動で最も力を入れた活動「修繕委員会だより」

委員会の開催が簡単に決まるのとは対照的に、慎重に時間をかけたのは、「委員会だより」とタイトルをつけた、全組合員に修繕委員会の活動を掲示板に掲示する報告文書の作成でした。

委員会で話し合われたことは、大規模修繕工事を実施する工事会社の候補の公募の仕方から、一次書類選考、一次書類選考を通過した候補の会社の住民説明会の主催、最終的な施工工事会社の選定、工事の実施までの全てに及びました。

修繕委員会の活動報告は、月1回の理事会で義務づけられていますが、他の議題もあるので、ごく簡単にせいぜい数分で終わりました。

しかし、「委員会だより」は、お知らせしたいことがある都度、発行していましたので、平均すると、月に2、3回の発行頻度になりました。

修繕委員会の委員は、専門知識を持たない方がほとんどでした。そこで、委員会活動は、そもそも大規模修繕工事はどんな工事なのか、どのように大規模修繕工事を施工する会社を選べばいいのか等、情報収集しつつ、勉強しながらの工事会社の審議が進められました。

「委員会だより」には、工事会社の選考結果だけでなく、大規模修繕工事について委員が勉強したことや、候補の工事会社が来訪する事前調査の日時や、当日の調査の状況も報告していました。

この「委員会だより」を読むことによって、全組合員が、修繕委員会の委員になったのと同じように大規模修繕工事実施の進捗状況が手に取るようにわかるように努めていました。

修繕委員会の議題

委員同士は、ラインでグループメッセージ交換していましたので、委員会の開催日以外にも、大規模修繕工事とは直接関係ないけれど、理事会でそのまま取り上げるには躊躇するようなことでも、話題になりました。

大抵は、共用部の掃除やゴミ出しなどの些細なことで、何度かメッセージを交換することで、次回の理事会で取り上げられる議題に集約できたり、大規模修繕工事の工事内容への要望に反映できることがほとんどでした。

しかし、中には、管理会社を変更したいという要望もありました。管理組合の設立以来一貫して理事会の会場の予約は管理会社まかせだったので、理事会にはいつも管理会社の担当者が出席していました。

そんな経緯から、管理会社への不満については、言い出しにくい事情があり、何年間にも渡る、密かな不満が積もっていたようでした。

修繕委員会の必要性を再認識

結果として、修繕委員会という名前でしたが、修繕委員会は、マンション管理組合の総会、理事会では、いろいろな事情で直接議題にしにくいことも話し合える場所になっていました。

修繕委員会で、工事会社の最終候補を決定し、理事会に報告した時は、管理会社から紹介のあった候補の工事会社よりも、管理会社を通さない候補の工事会社のほうが、金額を抑えた見積もりが提出されたことが明らかにしました。

そこで、管理会社変更の議題を、管理会社の抵抗も少なく、ごく自然に理事会検討議題として上げることができました。

また、「委員会だより」という、堅苦しくない掲示物で委員会の活動を逐一共有したことで、全組合員の大規模修繕工事の実施への意識を高めることができ、工事を実施する工事会社を決議する総会では、特に質問もなく特別決議で可決されました。

理事会に、建築に詳しい理事がいて、大規模修繕工事の施工会社の選定や実施に不便はなくても、総会や理事会では拾いにくい組合員の要望を広く吸い上げ、進捗状況を全組合に共有できることに、修繕委員会を設ける意義はあると実感しています。

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