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大規模修繕を管理組合で主体的に進める方法と具体的な動き方

大規模修繕の会議

竣工後10~15年が経過した頃に行う、外壁や鉄部分の修繕や再塗装等といったマンション全体の一斉リニューアル工事のことです。

マンション管理は区分所有者たちで構成される管理組合が運営していくことになりますが、この運営の中で最も時間と労力と金銭の発生する場面が大規模修繕工事です。

毎月区分所有者達から徴収している修繕積立金の多くを使うことになるこの工事は、住民の関心も高く、その分合意形成を苦慮するケースが多いです。

この大規模修繕をマンション内でスムーズに進める方法、それは「管理組合主体で進めること」です。

では、どうすれば良いのか?

それは理事会が活動を極力オープンにしながら住民の意見を聞き、主体性を持った検討をしているとアピールしていくことが重要なのです。


管理会社との関係について

管理会社は日常的な管理業務を受けている立場であり、大規模修繕工事の話をはじめに持ちかけてくるのは管理会社です。

では何故か工事の話を持ちかけてくるのか?

日常管理をしている立場である、ということも1つですが、管理会社は修繕積立金の状況と今後の修繕工事の計画状況を把握しているからです。

そして今後の実施される予定の修繕工事についても、管理会社が把握している重要な情報です。

マンションには様々な修繕項目があります。

長期修繕計画で予定される修繕工事は大規模修繕は元より、機械部分としてオートドアやエレベーター、給排水ポンプや機械式駐車場、廊下やエントランスにある照明器具もそうです。

もちろん工事の実施可否は管理組合の判断ですが、修繕の大まかな予定は管理会社によってフォーマットが作られていると思ってもらって構いません。

つまりこのような状況下にあるため、管理会社の判断によって大規模修繕工事のスタートが切られることが多いのです。

修繕積立金の貯蓄状況によって、大規模修繕工事が実施が可能か不可能かの判断をすることは容易ですし、修繕項目を把握しているため、工事費用がどのくらいとなるかの試算もできます。

この双方を勘案し実施可能と判断されれば、大規模修繕工事に関する提案が始まると言ってよいでしょう。

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管理組合で大規模修繕を進めるための動き方

大規模修繕をスムーズに進めるために最重要なことは管理組合主体で動くことです。

但し、管理会社による提案は悪いことではありません。

適正な時期に工事の提案をしてくれており、それは適切な提案であると考えられます。大切なことはそこから、管理会社に任せっきり頼りっぱなしにせず、自分たちで考え動くことです。

まずは協力者を募る

冒頭で「活動をオープンにする」ことが重要とお伝えしましたが、協力者を募るのはそのための一歩です。

一般的には「修繕委員」と呼称されるケースが多いですが、理事会と別に専門委員を募集し、双方が協力しながら検討を進めていきます。

住民の方の中には本業で建築業界に従事している人もいるかもしれません。また、仕事をリタイヤしたため時間に余裕がある年長者もいるかもしれません。

こう言った方々を巻き込み検討の場に加えることで、専門的な意見も聞けるし、第三者的な見地から検討を重ねることができます。

組合向けに情報を発信する意味

重要なのは「組合員に向け公募する」というアクションです。

通常管理組合の活動内容は定期的な理事会の議事録の配布しか知る事が出来ません。

ただの紙面で来る情報は気にも留められないことも多く、積極的に活動していたとしても情報の公開の仕方としては一方的に映ってしまいます。

今回のように協力者を公募することは、「大規模修繕工事に向かって皆で頑張ろう!」という管理組合の活動をPRできるチャンスと捉えた方が良いです。

この公募をすることネガティブな要素は一切ありません。

施工会社の選定について

協力者の募集が終わったら、施工業者選びに注力しましょう。

冒頭の通り、まずは管理会社から提案があるはずです。これを重要なサンプルとして利用しない手はありません。日常的に管理している会社の目線から作られた仕様と見積金額です。

よっぽど修繕積立金が少ない組合は別として、基本的にはフルスペックで改修した場合の見積書が提出されます。

管理会社としては、この内容で独占状態で受注できれば理想的です。

これを今回の工事のベースとして設定し、これを元に各施工会社に見積依頼をかけていくわけです。

見積依頼を受けた施工会社も、ベースとなる仕様や単価がわかっていれば作成もやりやすく、管
理組合も比較がしやすいでしょう。

提案見積も受け取る

ここで一手間かけておきたいのは、管理会社ベースの見積書のほか、もう一部、その施工会社推奨の仕様の見積書も提出してもらうことです。

これによって、管理会社ベースの見積書の中で過不足な項目があるかを洗い出す事ができるからです。

また、上記のように施工会社に直接見積書作成を依頼する他には、コンサルタント会社に相談することも可能です。

その道のプロに依頼することで、見積書の取得先の母数も広がるし、仕様もプロ目線で改めて考え直してもらうこともできます。

その分、コンサルタント業務費は発生しますが、大幅に圧縮できれば、トータルコストは低価格で済む場合もあります。一方で小規模なマンションではその逆も考えられるため、50戸を超えるような規模の大きいマンションはコンサルを検討するのも一手です。

但し、国交省から悪徳コンサルに関する注意喚起がされていますので、その点は注意が必要です。

住民の意見を聞く

活動をオープンにするためには、区分所有者である住民の方の意見を開く事が重要です。

今回の工事検討に際し、居住者アンケート、工事説明会を実施し直接居住者にも対話の場を設けると良いでしょう。

大規模修繕工事を全員が経験した事があるわけではありません。初めての方も多くいるはずですし、不安に思うこともあるはずです。

そんな方々に向け、ペーパーベースでの意見徴収、直接対話での意見交換を行うことで、一方通行ではない、双方向での建設的な検討を重ねる事ができるのです。

実際には想定よりアンケートの返信が少ないかもしれないし、説明会の出席者も少ないかもしれません。しかし、「管理組合として居住者の方々に向け、オープンに活動している」という行動が非常に大きな意味を持つのです。

理事会が一人歩きをせず、「管理組合が皆の意見を聞きながら大規模修繕工事に向けて精力的に活動している」という事が客観的に見える事に非常に大きな意味があるのです。

理事会で意見する場を設ける

定期理事会も大規模修繕工事の議案に関しては、自由参加とするという手もあります

意見がある人はそこで発する事ができます。検討の段階で具体的な反対意見を徴収できれば、その対策も未然に対応する事ができます。

様々な考えを持った人が住むマンションでは、意見に相違が出ることは当然です。

それを無視したり面倒臭がったりせず、しっかりと耳を傾け真摯に解決方法、妥協点を考える事が平和的に話を纏める最善策になります。

大規模修繕の総会は理事会が議案説明する

オープンな場を度々設けつつ、仕様や金額も纏まり、総会での議案上程に辿り着きました。

もうここまでくれば、大規模修繕工事の準備の9割は済んだようなものです。しかし、最後の1割に手を抜いてはいけません。

総会での議案説明です。

これは、検討を進めた理事会のメンバーにて説明することを強くお勧めします。

通常の総会では管理会社の担当者が代理として説明する事が多いと思いますが、今回は管理組合が主体となって、大規模修繕工事の検討を進めてきているのです。

ここで管理会社やコンサルタント会社に頼るのは非常に勿体無いです。

工事の発注者は管理組合であり、費用を支払うのも管理組合なのです。コンサルも管理会社も費用は支払いませんし、責任も取りません。

理事会が説明をしない理由はありません。

「居住者の皆様の意見を踏まえ、皆の大切なマンションを守るために実施する工事である」という事をこれまでの検討経緯を踏まえ説明すれば、総会で否決されるということはまずないでしょう。

大規模修繕を主体的に進める上で大切なこと

大規模修繕工事を管理会社に頼らず管理組合主体で進める方法についてご紹介しました。

本稿で最も伝えたいことは「活動をオープンにする」というベースを持つよう意識して頂きたいということです。

悪意で話を進める 人はいないとは思います。けれど、マンションの人間関係は希薄で顔と名前も分からない人だらけの中では、見えない行動をしていると残念ながら不信感に繋がってしまうこともあります。

大規模修繕工事の検討には様々な苦労があると思います。けれど、手間を惜しまず、マンション全体で考え、作り上げるという意識を持って臨んでいただきたいです。

そうすれば、きっと誰もが納得できる大規模修繕を実現できるはずです。

大規模修繕を検討している理事・修繕委員の方へ